끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 - 2012.03.17

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 

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끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기

저자

데이비드 알렌 지음

출판사

21세기북스 | 2011-08-05 출간

카테고리

자기계발

책소개

어떤 일도 완벽하게 처리하는 방법은 따로 있다! 끊임없이 쌓이는...

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(데이비드 알렌 지음)

이 책은 편안한 마음 상태에서 더 적은 노력을 기울여 수많은 업무를 깔끔하게 성취하는 구체적인 방법들을 제시하고 있습니다. 
또한 개인 및 조직의 생산성을 향상시킬 수 있는 체계적인 방법들을 제시해 주고 있습니다.
사실 책의 초반부를 읽을 때에는 어렵게 느껴졌고 집중이 잘 되지 않았습니다. 
책의 중반을 지날 때쯤 내용에 집중이 되고 정리하고 싶은 마음이 생겼습니다. 
아주 많은 경험적인 방법과 현명한 일 처리 기법을 제시해 주고 있습니다. 
각 Chapter 별로 옮긴이 공병호의 ‘핵심포인트’ 가 정리되어 있기 때문에 집중하지 못한 부분도 사실 핵심포인트만 다시 한번 보게 되면 머리 속으로 정리가 되어서 좋았습니다. 
많은 내용 중 어려운 말이지만 가장 기억에 남는 부분은 ‘물과 같은 마음으로 일을 대하라’ 라는 말과 공감이 되고 현재 실천하고 있는 방법은 아래 내용입니다. 
'마음속의 미완의 과제가 머물면 스트레스가 생겨난다. 
먼저 마음속에 자리잡은 업무나 과제를 흰 백지 위에 생생하게 적어나가자. 
머릿속에 맴도는 모든 것을 머리 바깥으로 끄집어내는 습관을 들이자. 
다시 말하면 마음속에 아무것도 남기지 않는 습관을 키우자’ 
사실 많은 직장인들이 매일 아침 출근해서, 또는 퇴근 시 할 업무 대해서 다시 한번 노트나 다이어리에 리스트를 적어놓고 Check 해 나가면서 일을 진행 합니다. 
이 부분을 조금 더 상세하게 적어서 일을 진행하는 방법과 순서 필요한 resource 는 무엇인지 우선순위는 어떤지, 언제까지 해야 하는지 몇 일이 걸릴지, 필요한 다음 행동은 무엇인지, ‘언젠가’ 해야 하는 일인지 기타 등등 모든 내용을 상세하게 생각날 때 마다 적고 정리하고 메모하고 일주일에 한번씩 이를 check 하면서 머릿속의 ‘아.. 이거 참 해야 하는데….’ 라는 생각을 없애면 밀리고 쌓이는 많은 업무에 개인 일정에 대해서 스트레스도 줄어들고 깔끔하게 일을 처리 할 수 있다라고 말하고 있습니다. 
각각 자신의 성향에 맞도록 이런 정리 내용을 잘 볼 수 있고 check 하기 쉽도록 간단한 시스템을 만들어 사용하면 좋을 것 같아서 저는 엑셀을 이용하여 아주 많은 생각들을 정리하고 처리하고 있습니다.
이전에 그냥 공책이나 다이어리에 작성했던 내용보다 더 보기 쉽고 check 하기 쉬우며 달력과 더불어 보면서 현재 생황과 미래 업무를 쉽게 볼 수 있어서 좋은 듯 합니다. 
앞으로도 이 시스템을 계속해서 upgrade 하면서 완성도를 높여가며 일을 깔끔하게 처리하고 즐겁게 일 할 수 있도록 노력해야 겠다는 생각을 해 봅니다.

아래 내용은 책의 ‘핵심포인트’를 정리한 내용 입니다.

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새로운 현실을 위한 새로운 실천
1. 어떤 일을 처리하더라도 정신분산을 겪지 않고 자신의 선택에 100% 집중하려면 물과 같은 마음의 상태에서 일하는 습관을 들여야 한다.
2. 마음속에 아무것도 남기지 않는 습관을 키우자.
3. 어떤 업무를 추진할 때는 업무 전부를 머리와 마음 바깥 세계로 끄집어 내어 논리적이고 믿음직한 시스템 속에 집어 넣어야 한다.

삶의 통제력 유지하기_5단계 경영법
1. 업무의 흐름 5단계 : 수집 – 가공 – 조직화 – 검토 – 실천
2. 발생하는 일거리를 메모장, 이메일 등의 수집함에 모은 다음, 수집함을 정기적으로 비우거나 검토해서 가공 단계로 넘겨야 한다.
3. 수집함에 꺼낸 업무는 실행 가능 여부를 확인하고 실행 할 수 없으면 ‘쓰레기’, ‘언젠가’, ‘참조’ 로 분류한다.
7. 실행 가능 하다면 내가 약속한 프로젝트와 결과는 무엇인지, 다음행동은 무엇인지 정리한다.
4. ‘다음행동’은 2분안에 해결할 수 있다면 ‘직접처리’ 하고 아니라면 ‘위임’ 하거나 ‘연기’ 한다.
5. ‘쓰레기’, ‘보류’, ‘참고’, ‘다음행동’, ‘달력’, ‘대기’, ‘프로젝트’, ‘프로젝트 계획’을 바탕으로 매일 혹은 매주 조직화를 위한 시스템을 구축할 수 있는 기본을 확보한다.
6. 달력에 기록하기, 다음 행동 리스트가 가장 중요하다. 달력을 검토하고 다음 행동 리스트로 넘어가는 것이 일반적이다.
7. 다음행동 리스트의 ‘대기’, ‘언젠가’등의 리스트는 어떻게 진행되는지 파악할 수 있는 정도만큼만 자주 점검한다.
8. 핵심 성공 요인은 주간 검토에 달렸다. 모든 리스트는 매주 한번씩 정기적으로 검토해야 한다.

프로젝트 계획하기_5단계 공략법
1. 프로젝트(업무) 성공을 위해 5단계 기술을 적극적으로 활용한다. (목적과 원칙의 규정, 결과에 대한 전망, 브레인스토밍, 조직화, 다음 행동 확인)
2. 프로젝트의 목적과 아이디어 등을 종이에 적어보는 습관을 갖자.
3. 펜과 종이를 이용하여 브레인스토밍의 결과가 바깥으로 드러나게 해야 한다.
4. 브레인스토밍 기본원칙은 ‘평가하거나 도전하거나 비판하지 마라’, ‘질이 아닌 양을 중시하라’, ‘분석과 평가는 다음으로 미루라’ 이다.
5. 계획을 수립했는데도 제대로 추진되지 않으면, 다음행동은 무엇이고 책임자는 누구인가라는 질문에 초점을 맞춰 해답을 찾는다.

준비단계_시간,공간,도구의 준비
1. 완전히 새로운 환경에서도 정상적으로 일을 수행할 수 있는 자기경영시스템을 갖추자.
2. 외부의 방해가 적은 주말이나 휴일을 이용하자.
3. 집에 가정용 사무공간을 설치하자.
4. 직장과 개인 생활에서 발생하는 다양한 일거리(업무)를 한 장소에 모으는 노력이 필요하다.
5. 서류함, 일반용지, 포스트잇, 라벨 찍는 기게, 파일폴더, 달력, 쓰리기통을 준비하자.
6. 언제든 접근할 수 있는 자신만의 파일링 시스템을 유지한다.

수집단계_업무를 한곳에 모으기
1. 책상 위에서 시작해서 서랍, 계산대, 캐비닛 내부, 마루, 벽, 선반 등에 이르기까지 모든 미완결물과 일거리(업무)를 수집하여 수집함에 넣는다.
2. 현재의 자리에 그대로 있어야 할 소모품, 참고 자료, 장식품, 각종 설비 등을 제외하고, 있어서는 안 될 것을 찾아내 과감하게 수집함 속에 집어넣는다.
3. 수집 원칙은 자신의 주변을 찬찬히 뒤져서 앞으로 현재 위치에 현재 방식대로 있어서는 안 될 것을 찾아내어 수집함에 모은다.
4. 쓰레기라고 판단한 것은 그 자리에서 확실히 버려야 한다.
5. 눈에 보이는 물건을 수집한 다음에는 머릿속에 잔뜩 들어 있는 불필요한 항목을 별도의 메모지에 적는다.
6. 수집함에 들어 있는 서류나 물리적 항목 외에도 처리하지 않고 남겨둔 모든 음성 메일과 이메일도 수집함의 항목에 포함해야 한다.

가공단계_수집함 비우기
1. 수집함에 모인 다양한 일거리를 가공하려면 먼저 첫 항목부터 시작해서 한번에 하나씩 순서대로 진행하도록 한다. 다음으로 미루거나 한번 끄집어낸 항목을 다시 수집함에 집어넣는 일이 없게 한다.
2. 한가지씩 다루면서 각 항목에 대한 자신의 판단에 따라 어떤 행동으로 옮긴다.
가끔 해야 할 일이 전혀 없는 항목은 쓰레기, 보류, 참고로 분류 한다.
3. ‘보류’는 포스트잇으로 날짜나 내용을 표시한다. ‘참고’는 그 자리에서 당장 파일링 시스템에 분류해 보관한다.
4. 행동해야 하는 항목은 ‘실행에 옮긴다.’, ‘위임한다.’, ‘연기한다.’ 로 나눈다.
2분안에 완결할 수 있는 항목은 바로 실행에 옮긴다.(2분 규칙)

조직화 단계_올바른 체크리스트 준비
1. 조직화 단계는 ‘프로젝트 리스트’, ‘프로젝트 지원재료’, ‘일정이 정해진 행동과 정보’, 다음행동리스트’, 대기 중 리스트’, ‘참고자료’, ‘언젠가/어쩌면 리스트’ 로 이루어진다.
2. 수집함을 비우는 가공단계를 마무리할 때면 2분 이상 걸리면서 다른 사람에게 위임하지 않는 것을 의미하는 유보중 리스트가 생긴다. 
3. 특정일이나 특정 시간에 마무리해야 하는 업무로 달력에 기재한다. 달력에 기록한 것은 어떤 다른 일에 앞서 되도록 빨리 정해진 시간에 끝내야 한다.
4. 되도록 빨리 다음 행동을 해야 할 리마인더는 행동 체크리스트로 기록하고 주제별로 파일링 한다.
5. 대기중인 업무도 다음 행동 리마인더와 마찬가지로 손이 닿을 수 있는 곳에 리스트로 만들어 파일링한다.
6. 이메일을 조직화할 때도 행동 리마인더와 대기중이라는 조직화 방법을 사용할 수 있다.
7. 프로젝트 리스트는 개인/직장, 위임, 특정 유형의 프로젝트로 이루어진다.
8. 행동으로 옮길 필요가 없는 참고자료는 가나다 식 분류 시스템에 입각한 파일링 시스템을 사용한다.
9. 마음속에 있는 모든 것을 끄집어내어 한 군데 보관해 두려면 언젠가/어쩌면 리스트를 만든다.
10. 충동을 느낄 때마다 다양한 체크리스트를 만드는 일을 주저하지 말아야 한다.

검토 단계_시스템 기능성 유지
1. 업무 흐름 5단계 경영법이라는 시스템은 늘 유지보수되어야 한다.
2. 검토 단계는 두 가지로 나뉜다. (아래 질문에 대한 답을 구한다.)
- 수많은 행동리스트와 폴더 가운데서 무엇을 언제 확인하고 봐야 하는가?
- 이 모든 것이 일관된 시스템으로 작동하면서 우리 자신의 자기관리능력을 강화시켜주고, 또한 높은 생산성을 향해 나아가려면 무엇을 얼마나 자주 해야 하는가?
3. 반드시 주간 검토를 한다. - 주간 검토는 머리를 다시 비우는 데 필요한 여러 가지 행동을 말한다.

실천 단계_최상의 행동 선택
1. 자신의 배짱, 경험, 직관을 믿고 순간순간 해야 할 일을 결정한다. 순간의 행동을 결정하는 데는 조건, 가능 시간, 가능 에너지, 우선순위라는 4가지 기준을 순서대로 따라서 최상의 것을 선택한다.
2. 방대한 미완의 과제를 수집함에 넣고 이를 업무 후름 경영법에 따라 처리하는 기술과 습관을 익혀야 한다.
3. 급작스럽게 나타난 일을 처리하는 능력도 경쟁력이다. 하지만 통제력을 상실한 채 눈앞의 일에만 매달려서 시간을 보내는 것은 생산성을 크게 손상시킬 수 있다. 업무 흐름상의 균형 감각을 유지하려면 수많은 과업 사이에서 어느 한 쪽으로 기울어지지 않는 자세를 유지해야 한다.
4. 6단계 고도 모형을 통해 깔끔한 일 처리를 생활화 한다.
(인생, 3~5년 후의 비전, 1~2년 안에 이룰 목표, 책임 영역, 현재의 프로젝트, 현재의 활동)

프로젝트를 통제권 안에 두는 법
1. 프로젝트나 인생에서 발생하는 일거리에 대해서 계획 수립을 좀 더 적극적이고 진취적으로 추진해야 한다.
2. 프로젝트 리스트도 업데이트해야 한다.
3. 프로젝트와 관련되어 브레인스토밍으로 얻은 아이디어를 적극적으로 수집해야 한다.
4. 프로젝트와 관련된 아이디어는 발생하는 형태 그대로 포착할 수 있는 필기도구, 즉 종이와 화이트보드, 컴퓨터 등을 늘 곁에 두고 있어야 한다.
5. 문득 떠오르는 아이디어를 노트나 메모, 포스트잇, 파일 폴더에 보관할 수 있다. 

수집 습관의 힘
1. 나 자신과의 합의를 어겨서 생기는 부정적인 감정을 느끼지 않으려면 합의를 하지 말거나, 합의를 완수하거나, 합의를 재협상 해야 한다.
2. 기억 속에 들어온 약속은 일단 포착되고, 객관화되고, 정기적으로 검토되어 최소한 종이에라도 적어보는 것이 좋다. 
3. 철두철미한 수집 시스템을 가동하라.

다음 행동 결정의 힘
1. ‘다음 행동은 무엇인가’를 스스로, 그리고 주변 사람에게 묻는 데 익숙해지는 일이다.
이 단순한 질문이 우리 주변의 모든 것을 아주 신속하고 명확하게 해준다.
2. 질문을 던진 다음 실천해야 할 일을 규정하고 믿을 만한 리마인더를 조직화하는 것은 생산성 강화의 핵심이다.
3. 일거리를 리스트에 올릴 때 동시에 다음 행동도 정해야 한다.
4. 해야 할 일이 행동 단계로 올라가지 못하면 이는 다시 미완의 일거리로 바뀐다.
5. 회의나 토론을 생산적으로 이끌기 위해 회의의 마지막에 ‘그래서 다음 행동이 무엇이란 말입니까?’ 라는 질문을 던져라.
6. 진짜 잘못은 회의를 분명히 매듭짓지 못한 상태에서 사람들을 내보내는 것이다.
7. 다음 행동 의사결정을 모형화하고 습관화하는 데 성공한다면 생산성을 크게 높일 수 있을 것이다.
8. ‘다음 행동은 무엇인가’ 라고 묻는 접근 방법은 확실성, 책임성, 생산성, 권한 강화를 불러올 것이다.
그리고 자긍심과 건설적 시야의 강화, 패배주의적 정신을 일소하고 자기 이미지를 긍정적으로 강화하는 효과를 낳을 것이다.