일과 삶의 균형을 위한 '구잘직 프로젝트'
"일과 삶의 균형" 이라는 말이 굉장이 매력적이다.
세상엔 일과 개인의 삶의 균형을 잡지 못하고 "일만 하는 사람.." 이 되어가는 사람들을 볼 수 있다.
누구나 주어진 일을 업무시간에 깔끔하게 끝내고 일과 후에는 개인/가정을 위해 살아가고 싶을 것이다.
구잘직 프로젝트는 이러한 방법으로 구글의 많은 이점을 이용하라고 이야기 하고 있다.
이 책은 삶의 균형을 회복하고 싶은 모든 직장인을 위한 책인 동시에 IT 에 대한 고정관념을 갖고 있는 모든 경영자를 위한 책이다.
책은 "경영자는 자신이 경영하는 조직의 구성원들이 삶과 일의 균형을 이룰 때, 회사가 오래갈 수 있다는 사실을 잘 알고 있을 것이고 잊으면 안된다." 라고 말하고 있다. 경영자 뿐만 아니라 개개인 모두가 이러한 생각을 항상 머리와 가슴에 품고 있어야 할 것이다.
일과 삶의 균형을 위한 조건은 아래와 같다.
일하는 장소에서 자유로워야 한다.
- 업무 시간 이외의 시간대에 회사가 갑자기 업무를 지시할 때 회사로 들어가야 하는 상황이 대부분이다.
휴가지에서도 갑자기 발생한 업무를 신속하고 효율적으로 처리할 수 있어야 한다. 그것이 진정한 업무공간으로부터의 자유다.
각종 디지털 작업도구로부터 자유로워야 한다.
- MS-Word 로 문서를 만들었는데 급하게 처리해야 하는 상황에서 PC 에 MS-Office 가 설치되어 있지 않다면???
자료로부터 자유로워야 한다.
- 내가 만든 자료, 동료가 만든 자료, 회사 자료는 어디서든 접근이 용이해야 한다.
사실상 대부분의 회사들이 회사 내 자료는 회사 내에서 보관한다.. 보안 걱정때문에 클라우드/온라인으로 자료를 보관하는 것을
걱정한다. 하지만 우리가 중요한 돈은 집에 두지 않고 은행에 두는 것처럼 생각의 틀을 바꿀 필요가 있다.
사람으로부터 자유로워야 한다.
- 간단한 디자인 수정을 위해 그래픽 디자이너가 필요하고, 간단한 웹사이트 구축을 위해 반드시 개발자가 필요하다는 생각은 이 책을
읽고 조금씩 바뀔 것이라 확신한다.
가장 중요한 것은 직장인들이 디지털 기술에 대한 '태도'이지 않을까 생각된다.
관리자들이 이러한 기술을 이용하여 내 일을 감시하고 평가하는 '통제수단'으로 활용할 수 있지 않을까??? 라는 생각이 크기 때문에 그렇지 않을까 생각된다. 이는 어리석은 생각이며, 반대로 생각한다면 이러한 기술을 이용하여 보다 더 스마트하고 깔끔하게 일을 처리 한다면
더 인정받고 필요한 사람이 될 수 있는 기회가 늘 주어지는 것은 아닐까? 라고 생각하는 태도가 필요한 것 같다.
구글을 잘 사용하기 위한 실전 내용은 아래와 같다.
회사가 필요로 하는 각종 디지털 요소를 가능하면 모두 범용 서비스에서 빌려서 사용 하는 것.
- PC 용 오피스 프로그램 대신 웹 오피스를 선택
--> 처음 사용해 보니 조금은 어색 했다. 하지만 빠른 시간에 익숙해 지고 더 편하게 느껴 진다.
구글의 문서도구를 이용해 만든 자료를 공유하여 두개의 아이디로 다른 네트워크상에 동시에 작업하는 것은 신선하고 재미있었다.
마치 화상회의시 사용되는 공유 그림판(?) 같은 기분이며 모든 수정내용은 기록되고 복원될 수 있는 기능 또한 강력하다.
현재 '인증센터 SRS' 를 작성하고 있다.
SRS 는 파일서버 팀 디렉토리에 위치시키고 작업하고 있고, 팀장, QA팀 등과 함께 리뷰하며 수정해 나가고 있다.
이러한 작업을 위해서는 리뷰 시간(일정)을 잡고 이메일 공지를 하고 개인 스케쥴 관리표에 이를 작성하여 잊지 않도록 하고
리뷰가 끝나면 다시 내용을 수정하는 과정을 반복하고 있다.
책을 읽으면서 계속 느끼지만 구글의 문서도구 + 캘린더 + 기타 앱 들에 대한 공유 기능들을 이용하면 모든 것이 하나의 흐름으로
순조롭고 쉽게 이루어 질 수 있고 효율적인 업무 처리를 할 수 있겠다는 생각이 든다.
회사의 각종 자료파일을 보관하는 스토리지를 자체구축하지 않고, 범용 웹스토리지 서비스를 선택 한다.
- 개인자료는 웹하드, 기업에서 제공하는 클라우드 서비스등을 이용해 많이 처리하고 있지만 회사의 자료를 이렇게 처리하지 않는 것은
보안에 대한 우려 때문이라고 생각된다.
하지만 위에서 언급(은행) 했듯이 이 부분은 생각의 전환이 필요한 부분이다.
회사 공식 홈페이지, 인트라넷 등 회사 관련 웹사이트를 별도 서버로 만들지 않고 범용 서비스를 빌려서 구축 한다.
- 현재 우리 회사는 사내 인트라넷이 없기 때문에 많은 부분들이 공유되고 있지 않다고 생각한다.
회사 공식 일정에 대한 정보, 워크샵 사진, 회사 뉴스, 진행 중인 프로젝트, 계획 중인 프로젝트, co-work 이 필요한 모든 업무,
동아리 활동에 대한 공유, 많은 부분들이 현재 공유되고 있지 않아 직원들로써는 궁금한데 알 방법이 없다.
구글의 웹 서비스를 이용하여 쉽게 구축할 수 있는 웹사이트를 이용하여 인트라넷을 구축하면, 이러한 부분들이 해결될 수 있지
않을까 생각된다. (하단의 구글 사이트 도구 활용법에 상세 내용 참조)
전자결재 등 회사가 필요로 하는 솔루션을 자체 개발하거나 외주를 주지 않고 범용 서비스를 빌려서 사용한다.
- 이것이 처리 되려면 모든 자료를 온라인에서 작성하고, 처음부터 공유하고, 스스로 웹마스터가 되어야 한다.
(어렵지 않다. 쉽다. 쉽다. 라고 생각 하면 정말 쉬워진다. 작은 것 부터 시도 해 보자.)
영업팀과 경영지원팀의 업무 흐름을 보다 실시간으로 온라인에서 처리한다면 불필요한 대기, 확인등이 점차 줄어들지 않을까?
모든 업무를 웹 오피스로 처리 하라.
- 원 툴, 원 도큐먼트, 원 스토리지
저장장소를 온라인으로 통일함으로써, 어떤 디바이를 사용해도 인터넷만 연결 된다면 언제 어디서든 회사 자료 파일에 접속 할 수 있다.
저장장소를 한곳에 통합함으로써 검색 범위를 획기적으로 좁혔다.
: 아.. 그거 어디있지? 파일서버 어디서 봤는데... 내 PC에 복사 해 둔것 같은데...
(이런 일은 누구나 한번 쯤 겪어보지 않았을까? 이러한 문제들을 쉽고 획기적으로 해결 할 수 있다.)
웹오피스로 처리 할 때 주의점
- 자료 파일의 제목 구조화
당연한 이야기겠지만 현재 사내 파일 서버를 보면 이러한 부분들이 잘 지켜지지 않고 있다. 개인 PC 또한 마찬가지다.
자료 파일 제목의 구분을 "대분류", "중분류", "세분류", "세세분류", "임시분류", "년월일" 로 구성하여 통일성 있게 처리 해야 할 것이다.
여기서 한가지 더 생각 해 보면 각 분류의 기준은 개인마다 생각하는 것이 다르기 때문에
각 분류표를 코드화 하여 작성하고 공유하면 자료 검색 시 훨씬 더 큰 효과를 불러올 수 있을거라 생각된다.
모든 자료를 처음부터 공유하라.
- 상사의 지시를 잘못 이해해서 문서를 다 만들었는데 "이게 아니지~" 라는 말을 들어 본 적 있는가?
- 문서 작성 시 여러 팀의 의견을 한대 모아서 내가 생각하지 못한 부분을 다른 사람이 작성해 줄 수 있다고 생각하면 이 얼마나 기쁜 일인가
- 수시로 보고하기 위해 메일을 작성하고 확인 요청하고 다시 지시 받고 다시 수정하고,,, 이러한 패턴과 소요되는 시간(돈)을 줄일 수 있지 않을까?
- 프로젝트 SRS 리뷰를 위해 메일로 첨부하여 보낼 경우 받는이의 PC 에 복사본이 생기며, 보낸 후 리뷰를 갖기 전 수정한 내용은 다시 메일에 첨부하여 보내기 전에는 수신자들은 알 수 가 없다. 공유하자~! 공유해야 한다.
여기서 한가지 더 생각이 드는 것은, 가장 중요한 것은 이러한 변화를 바라보고 대하는 사람들의 태도와 적극성이다.. 아무리 공유해도 확인하지 않으며 그만이다. 이 부분은 서서히 그리고 천천히 변화 될 것 이라고 판단된다.
공유로 부터 얻는 효과는 굉장히 크다.
. 업무 프로세스가 저절로 잡힌다.
. 커뮤니케이션 실수를 실시간으로 방지한다.
. 전사적 마인드를 갖는다.(모든 자기계발서, 경영 지침서 등에서 나오는 말이다. 얼마나 중요한 것이기에 이렇게 강조하고 반복되는지 스스로 다시 생각해 본다.)
스스로 웹마스터가 되자.
- 아직은 회사의 규모가 크지 않아, 채용 공고, 지원양식, 필기시험 채점, 면접 심사 및 채점 등에 대한 정보가 각 부서에서 처리하고,
직원 개개인이 처리하고 있고 명확한 프로세스가 정의되어있지 않은 듯 하다.
이는 인사 담당자의 부재를 포함한 모든 프로세스에 필요한 문서와 이것을 처리하기 위한 채용 조건들을 기재하는 방법, 공유되지 않는 정보들을 포함한 여러 원인이 있는 것으로 보인다.
회사의 규모가 커질 수록 이러한 프로세스는 명확해 지고 이것을 운영하는 업무가 생길 것이다. 이러한 업무를 수행하기 위하여 개별 구성원의 웹마스터화는 반드시 필요한 부분 중에 하나다. 작은 요청을(웹 사이트에 변경된 채용 부분 적용, 홈페이지에 text 변경.. ) 위해 다른 부서의 힘이 필요하다는 현재의 패러다임을 생각의 패턴을 바꿀 수 있다.
구글을 자기 관리의 종합 플랫폼으로 활용하라.
- 자기 관리의 핵심 요소는 '시간 관리', '인맥 관리', '자료 관리' 이다.
- 많은 사람들이 이를 위해 별도의 툴을 사용해 봤을 것이다. 'outlook', 프랭클린플래너, 개인 클라우드 서비스, 휴대폰의 수많은 앱.
중요한 것은 이러한 핵심 요소가 어디서든 어떤 디바이스를 이용하든 접근 가능하고 서로 연계/연동 되며 자연스럽게 연결되지 않았다는 점이다. 이를 위해 구글의 '캘린더', '할일 목록', '주소록', '문서도구(구글 드라이브)' 를 활용 할 수 있다.
지메일을 자기 관리 플랫폼으로 세팅하라.
이메일 메시지를 통해 일정을 만들고, 할일 목록 만들고, 첨부파일은 구글 드라이브에 올리고, 새로운 사람의 이메일은 구글 주소록에 드록 하여 자기 관리 핵심 요소를 한번에 처리 할 수 있다.
영업팀의 업무 캘린더를 팀별, 개인별, 통합으로 관리하고 이를 공유해서 PNP-Sales 에서 확인 할 수 있지 않을까 생각 해 본다.
또한 구글 API 등을 이용하여 이렇게 등록한 스케쥴을 PNP-Sales 의 프로젝트 '다음 예정일' 자동 입력 기능과
프로젝트 진행상황 '비고' 란에 넣거나 이메일 자체를 링크로 첨부하여 확인 할 수 있지 않을까?
사실 영업을 포함한 대부분의 업무는 이메일을 통해 진행되기 때문에 이러한 이메일의 history PNP-Sales 에서 프로젝트 단위, 업무 단위, 일정 단위로 이용할 수 있다면 더욱 좋을 것 같다.
새로운 사람의 이메일에서 '구글 주소록'을 등록하면서 PNP Sales 담당자 정보 입력 기능과 연동할 수 있는 방법또한 큰 효과를 볼 수 있을 것이다. (구글 API 공부와 관련 지식 습득이 필요하다.)
하나의 이메일, 하나의 주소록
- 현재 회사메일을 Gmail 로 자동 포워딩 해서 사용 중이다.
회사에 출근해서 가장 먼저 하는 일은 이메일 확인, 이번주 업무 계획, 오늘의 업무 계획, 중요 할일 목록 확인등이다.
예전에는 outlook 을 이용한 이메일 확인, 이번주 업무 계획은 연구소 월별 공유 업무 일지, 오늘의 업무 계획과 중요 할일 목록은
개인적으로 작성하고 있는 개인일일업무일지(엑셀)를 이용하여 확인해 왔다.
요즘은 크롬(브라우저)을 키고 Gmail, 캘린더, 개인일일업무일지(구글 드라이브에 업로드 하여 사용 중)를 확인하고 있다.
Gmail 의 알림과 중요 할일 목록 팝업, 캘린더에서의 다음 일정 알림등을 이용하여 바쁜 업무 일정을 소화 하고 있다. 저극 추천하며
모두가 함께 같은 툴(구글)을 이용하여 다양한 방법을 시도 하고 공유하면 좋을 것 같다.
하나의 주소록 관리
- 영업팀과 기술지원부는 고객을 많이 상대하기 때문에 해당 부서에서는 연구소 보다 더욱 '인맥관리'의 중요성을 알 것이며 이를 위해 많은 비용과 시간을 할애할 것으로 생각된다. 예전엔 명함앨범(?)을 이용하여 태그를 붙이고 정리하고, 명함 뒷면에 그 사람의 첫 만남에 대한 간략한 인상을 쓰기도 해 봤다. (이전 회사에서 고객 상대를 할 때) 스마트폰으로 한층 스마트해진 삶을 살아가는 우리는
명함스캐너를 통해 이 정보를 휴대폰에 바로 입력하여 처리하곤 한다. PC 앞에서도 이 주소록을 공유하려면 동기화가 필요한데
구글 주소록을 통해 관리하면 PC 에서 명함정리를 통한 인맥 등록/수정이 내 휴대폰과 자동 동기화 되고 언제어디서든 쉽게 고객에 대한 많은 정보를(고객의 생일, 결혼기념일 등을 기록하여 연락한다면 얼마나 감동인가) 입력/확인 할 수 있다.
이러한 정보를 캘린더를 이용하여 알림으로 미리 받아 잊지 않고 연락하는 방법도 하나의 팁이 될 것 이다.
지메일은 할일 목록이다.
- 이메일을 통해 업무를 처리하는 데 있어 가장 중요한 것은 이메일을 통해 발생한 일의 우선순위를 정하는 것이다.
그리고 이 업무에 대한 마감시간을 정하고 잊지 않고 제때 처리하는 것이다.
- 위에서 언급한 내용들과 동일하지만 다시한번 이야기 하면
메일로 업무지시를 받으면, 확인 즉시 '할 일 목록' 에 추가하고 '목록의 제목'을 단계화하여 잘 작성 하고 마감 기한을 표시해
'구글 캘린더'와 연동 한다.
- outlook 으로도 메일을 분류하여 많이 사용 하고 있다. 그런데 대부분 outlook 에서는 사람 별로 구분하여 사용하는 것으로 알고 있다.
나또한 그러하다. 때로는 어떠한 업무 단위로 이메일 기록을 구분하고 싶고, 프로젝트 단위, 등등 여러 분류를 이용하고 싶다.
지메일의 '라벨'과 '필터'를 이용하여 이를 해결 할 수 있다.
구글 사이트 도구 활용법
- 우리 회사에 최적화된 서비스를 구현 할 수 있다.
- 인트라넷 전체 사이트는 내가 책임지고 운영하게 되고, 모듈화돼있는 각 부분들은 해당 담당자들이 직접 운영하게 된다.
- 필요한 경우 즉시 인트라넷을 수정 할 수 있다.
- 구글 사이트 도구는 블로그와 같이 쉽게 작성하여 사용할 수 있다. 다만 테스트 해 보니 도메인이 필요 하다.
인트라넷을 구글의 '사이트 도구' 를 이용하여 구성 할 경우를 생각 해 보았다.
- 전자결재
구글의 전자결재 시스템을 이용하여 사내의 휴가신청서와 같은 작은 크기의 결재부터 천천히 적용해 보는 것은 어떨까??
전자결재 업무 프로세스는 회사의 의사결정과정을 크게 단축시킨다.
기안에서 의견조정, 최종 의사결정에 이르기까지 전체 업무 프로세스를 물 흐르듯이 진행 할 수 있다.
- 공지사항
- 주요 행사 일정
현재 회사 주요 행사일정은 경영지원팀에서 메일로 공지하고 있다. 다시 확인하려면 메일을 찾아 봐야 하는 불편함이 있다.
그리고 어떻게 진행중인지 알기 위해서 개별적으로 찾아가 물어봐야 하는 불편함이 있다.
주요 행사 일정에 대한 진행상황을 인트라넷을 통해 공유 한다면 이러한 불편함이 해결 될 듯 하다.
- 명예의 전당
우수사원, 연구소에서 진행하다가 지금은 멈추어진 것 으로 보이는 칭찬 릴레이 등
- 각종 신청 양식 (모든 양식의 온라인화)
신입/신규 사원의 경우 각종 양식을 동료에게 물어봐야 하거나 인수/교육 받는다.
회사의 파일 서버에 위치시키고 있고 이를 복사하여 개인 PC 에 보관하고 사용 중이다.
지난번 파일 서버에 문제가 발생했다. 파일서버의 문제를 해결하는데 작성한 시간과 비용이 생각 보다 크고 더 커질 수 있다.
- 프로필 모음
아직도 다른 부서의 직장동료들의 이름과 얼굴이 매치되지 않는 사람들이 많을 것으로 생각된다.
회사에 입사하여 회사 조직도와 이름/사진을 공유하면 좋겠다... 라고 생각한 적이 많다.
함께 일을 진행할때 이름이 기억나지 않아 애매했던 적이 있다. 얼굴과 이름을 기억하고 서로의 이름을 부르면 조금더 친숙해 지지 않을까
- 사진첩 (구글 피카사 웹앨범 이용)
Movie Day, 호프 데이, 동호회 활동, 워크샵, 기타 회사 공식 행사 등에 대한 정보를 쉽게 공유 하고 이를 회사 마케팅에 쉽게
이용할 수 있다. 또한 소통이 무엇보다 중요한 요즈음 회사의 각 부서별 팀별 개인들의 소통이 늘 부족하다고 생각된다.
사내 인트라넷의 게시판과 여러가지 요소들이 인트라넷을 소통의 공간으로 만들어 활용하면 좋을 것 같다.
워크샵/주요 행사에 따른 많은 사진들이 파일서버를 통해 공유되고 있지만 사실상 본인의 사진만 가져가서 볼뿐
함께 하고 있지는 않은 듯 하며, 주요행사 사진에 대한 정보를 볼 수 있는 공간이 없다.
- 도서관
문서도구등을 이용한 도서 대여/반납과 BBS 에 올리고 있는 도서 후기 링크 등
- 연구소 각 팀 별 진행중인 프로젝트 상황 및 관련 문서 (캘린더 + 구글 문서 도구)
- 영업의 고객 정보 및 담당자 정보 공유
신입사원 교육 프로세스
- 현재 우리 회사에서 부서별 신입사원 단계별 기초 교육 및 관련 자료 전달이 과정이 정립되어 있지 않다.
[구글 문서도구]를 이용하여 이를 하나씩 정리 해 나간다면 신입/신규 사원에 대한 회사의 사명/문화/제품 등을 쉽게 빠르게 인지시킬 수 있지 않을까 생각된다.
온라인으로 업무처리 효율 높이기
- 각종 신청양식을 온라인으로 처리 하기
휴가 신청서부터 경비청구까지 매달 사용되는 종이문서의 양도 적지 않으며 이러한 종이문서의 처리 절차를 위한 '대기 시간' 과 '이동 시간' 이 많이 할애 되고 있다. 또한 연구소에서 도서 대여 관리를 종이에 도서 대여 대장을 작성하는 형식으로 현재 처리 하고 있으나,
간단한 사내도서관 관련 업무를 처리할 수 있다.
- 캘린더 활용 법
. 개인 일정
. 회사 공식 일정
. 업무 일정
. 팀 일정
. 부서 일정
등듸 다양한 캘린더를 설정하여 한번에 보면 더욱 효과 적이다.
구글 캘린더를 이용한 회의실 사용 시간 예약 <-- 이부분은 구글 사이트 도구와 상관없이 캘린더로만 사용 가능 하다.
- 프로젝터가 있는 대회의실을 이용하려면 8층으로 가야 한다.
- 8층에 내려갔는데 회의실을 누가 사용하고 있다... 언제 끝날지 모른다.
- 기다렸다가 다시 내려간다. 다른 누군가 사용 중이다.
- 회의실 별 사용 시간 예약을 구글 캘린더로 구현하여 공유하면 쉽게 해결 될 문제이며
누구나 회의하러 가기 전에 캘린더를 확인하고 비워져 있는 시간으로 회의를 조절할 수 있다.
(불필요한 회의실 확인 시간이 줄어든다.)
- 알림
. 스마트폰 앱
. 구글 캘린더, jorte, S 캘린더, GTask 등을 이용한 관리
. 나는 구글 캘린더로 일정관리 하며, GTask 로 할일 목록만 따로 뽑아서 보고 있다.
. 브라우저와 스마트폰 앱을 이용하여 스케쥴에 대한 알림을 설정해 놓으면 업무를 놓치지 않고 진행 할 수 있다.
디지털 마인드맵으로 신규프로젝트에 대한 서로의 생각을 공유 할 수 있지 않을까?
- 연구소와 기굴지원, 영업의 모든 생각이 적용된다면 더욱 좋은 제품을 만들 수 있지 않을까,
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